Avtomatizacija se je splačala, če so mesečni prihranki (prihranjene ure krat cena ure dela plus dodatni dobiček iz hitrejših odgovorov) večji od mesečnega stroška rešitve. Za to morate pred začetkom zapisati tri številke: čas na opravilo, število opravil na mesec in čas do odgovora. Brez izhodišča po štirih tednih ne boste imeli s čim primerjati.
Večina podjetij tu naredi isto napako. Avtomatizacijo vklopijo, po dveh mesecih jim je »nekako lažje«, a ne vedo, ali je bilo vredno. Občutek ni številka. In ko je na vrsti podaljšanje naročnine ali izbira naslednjega opravila, se ni na kaj sklicevati.
Kaj je ROI avtomatizacije in kaj štejemo v izračun?
ROI (return on investment) pove, koliko ste dobili glede na to, kar ste vložili. Pri avtomatizaciji ima dve strani.
Prihranek časa. Ure, ki jih vi ali zaposleni ne porabite več za ponavljajoče delo. Pri ponudbi je to prepisovanje postavk iz lanskega Excela, pri povpraševanju prvi odgovor, pri terminih usklajevanje po sporočilih.
Dodatni prihodek. Povpraševanja, ki bi bila prej izgubljena, ker je odgovor prišel prepozno. Raziskava Harvard Business Review (2011), ki so jo naredili Oldroyd, McElheran in Elkington na 2.241 ameriških podjetjih, je pokazala, da je povprečen prvi odgovor trajal 42 ur in da 23 % podjetij na povpraševanje sploh ni odgovorilo. Podjetja, ki so odgovorila v eni uri, so imela skoraj sedemkrat večjo verjetnost, da povpraševanje kvalificirajo, kot tista, ki so odgovorila pozneje. Ta del je težje meriti in ga zato štejte previdno. Več o tem je v zapisu Hitrost odziva na povpraševanja.
Katere številke zapišete, preden začnete?
Vzemite eno opravilo in zapišite izhodišče. Ne pet hkrati.
| Številka | Kako jo dobite | Primer zapisa |
|---|---|---|
| Minute na opravilo | Izmerite deset zaporednih opravil z uro | 25 minut na ponudbo |
| Opravila na mesec | Preštejte v e-pošti ali preglednici | 40 ponudb |
| Čas do odgovora | Čas med prejemom in prvim odgovorom, iz časovnih žigov | 6 ur |
| Delež povpraševanj brez odgovora | Preštejte tista, na katera ni nihče odgovoril | 1 od 10 |
| Cena ure dela | Bruto plača s prispevki, deljena z delovnimi urami | glejte spodaj |
Cene ure ne ugibajte. Vzemite polni strošek delodajalca za osebo, ki opravilo dela, in ga delite z urami, ki jih dejansko dela. Če opravilo opravljate sami, uporabite realno ceno svoje ure, ne ceno, ki bi si jo želeli.
Kako izračunam ROI? Enostavna formula
- Prihranjene ure na mesec = (minute prej − minute zdaj) × število opravil ÷ 60
- Prihranek v evrih = prihranjene ure × cena ure dela
- Dodatni dobiček = dodatne dobljene posle × povprečni dobiček na posel (vpišite ga samo, če ga znate utemeljiti)
- Mesečna korist = prihranek + dodatni dobiček
- Neto korist = mesečna korist − mesečni strošek rešitve
- Doba povračila = enkratni stroški uvedbe ÷ neto korist
Izmišljen primer, samo za ponazoritev: ponudba je prej vzela 25 minut, zdaj 10. Ponudb je 40 na mesec. Prihranek je 15 × 40 ÷ 60 = 10 ur. Če ura dela stane 20 evrov, je to 200 evrov na mesec. Če rešitev stane več kot to in nobenega dodatnega posla ne morete utemeljiti, se avtomatizacija pri tem opravilu ne splača. Tudi to je koristen rezultat.
Kaj pravijo raziskave o merljivih učinkih?
Zanimiva je predvsem metoda. Obe raziskavi sta merili eno konkretno stvar pred in po uvedbi orodja.
Brynjolfsson, Li in Raymond (NBER Working Paper 31161, 2023) so spremljali več kot 5.000 agentov podpore. Z AI pomočnikom so rešili približno 14 % več zadev na uro, pri novincih pa 35 % več. Zhang in Narayandas (Harvard Business School, Management Science) sta ugotovila, da so odgovori v klepetu s pomočjo AI hitrejši za 22 %, pri manj izkušenih agentih za 70 %, razpoloženje strank pa se je izboljšalo.
To je podpora uporabnikom v večjih organizacijah in ne pomeni, da boste enako dosegli pri sebi. Pomeni pa, da sta bili izbrani merljivi številki (zadeve na uro, čas odgovora) in da sta bili izmerjeni pred uvedbo. Storite enako.
Kako izmerim rezultat po štirih tednih?
- Teden 0: zapišite izhodišče iz tabele zgoraj.
- Tedni 1 do 4: pustite, da avtomatizacija dela, in ne spreminjajte drugih stvari hkrati.
- Konec četrtega tedna: izmerite iste številke na isti način.
- Primerjajte s formulo zgoraj in zapišite en stavek: »Opravilo X nam prihrani Y ur na mesec.«
- Preglejte napake. Koliko sporočil ali ponudb je moral človek popraviti? Če je veliko, je strošek popravkov del izračuna.
- Odločite: podaljšati, popraviti pravila ali nehati.
Ne primerjajte treh dni pred in po. Tedenski nihaji (konec meseca, počitnice) lahko pokažejo ali skrijejo skoraj vse.
Kaj storiti danes
Izberite eno opravilo in danes zapišite izhodišče. Če ne veste, katero, vam pomaga zapis Kaj avtomatizirati najprej. Kako izračunati, koliko vas stane ročno delo, je opisano v zapisu Koliko vas stane ročno delo.
Pogosta vprašanja
Kako izračunam ROI avtomatizacije?
Seštejte prihranjene ure, pomnožene z ceno ure dela, in dodajte dodatni dobiček iz zadržanih povpraševanj. Odštejte mesečni strošek rešitve. Rezultat deljen s stroškom je ROI. Pomembno je, da številke pred začetkom zapišete, sicer primerjave ni.
Kdaj lahko prvič ocenim, ali se je avtomatizacija splačala?
Po štirih tednih merjenja, če ste pred začetkom zapisali izhodišče. Toliko časa je dovolj, da se pokažejo običajni tedenski nihaji, in še dovolj kratko, da napake popravite, preden se razširijo na vse.
Katere številke merim, če nimam računovodske analitike?
Tri so dovolj: koliko minut vzame eno opravilo, koliko opravil je na mesec in koliko časa mine do odgovora ali ponudbe. Vse tri lahko preberete iz e-pošte, koledarja ali preglednice, brez posebnega orodja.
Viri
Luka Tomič · Ustanovitelj Alre
Luka gradi AI sisteme za slovenska podjetja, ki želijo z isto ekipo narediti več. Piše o tem, kar vidi pri strankah: kje se izgublja čas in kako ga dobiti nazaj.