Kaj avtomatizirati najprej: 10 opravil, ki se ponavljajo tedensko

Najprej avtomatizirajte opravilo, ki se ponavlja vsak teden, vzame največ minut in pri katerem napaka stane največ, kar je pri večini malih podjetij odgovor na povpraševanja, priprava ponudb ali follow-up po ponudbi. Spodaj je preprost način točkovanja, s katerim to preverite na svojih opravilih, in seznam desetih opravil, ki jih ima skoraj vsako malo podjetje.

Pri avtomatizaciji se veliko časa izgubi z napačno izbiro prvega opravila. Podjetje avtomatizira nekaj, kar je zanimivo, pa se zgodi dvakrat na mesec. Ali pa nekaj, kjer pravila niso jasna, zato sistem dela napake, ki jih nato popravljate ročno. Oboje vzame voljo za naslednji korak.

Če želite najprej razumeti, kaj AI avtomatizacija sploh je in kje so njene meje, preberite Kaj je AI avtomatizacija in kje se malemu podjetju res splača. Ta zapis predpostavlja, da to že veste, in odgovarja samo na vprašanje, kje začeti.

Preprosta formula: pogostost × čas × cena napake

Za vsako opravilo zapišite tri številke:

1. Pogostost: kolikokrat na teden ga opravite.
2. Čas: koliko minut vzame enkrat.
3. Cena napake na lestvici od 1 do 3:
   • 1: napaka je nerodna, a jo hitro popravite.
   • 2: napaka stane uro dela ali nezadovoljno stranko.
   • 3: napaka stane posel ali denar.

Številke zmnožite. Rezultat so točke. To niso evri in niso ure, so samo način, da opravila razvrstite med seboj.

Zakaj cena napake? Ker dve opravili, ki vzameta enako časa, nista enako pomembni. Če pozabite poslati tedensko poročilo, ga pošljete naslednji dan. Če pozabite odgovoriti na povpraševanje, stranka pokliče nekoga drugega. Raziskava Harvard Business Review (2011) je pokazala, da so imela podjetja, ki so na spletno povpraševanje poskušala odgovoriti v eni uri, skoraj sedemkrat večjo možnost, da povpraševanje kvalificirajo, kot podjetja, ki so se oglasila uro pozneje. Zamuda pri odgovoru torej lahko stane posel.

Primer: deset opravil v manjšem obrtnem podjetju

Vzemimo podjetje s petimi zaposlenimi, ki izvaja montažna dela. Številke so izmišljene za ponazoritev, vaše bodo drugačne. Pomembna je metoda.

Opravilo	Na teden	Minut enkrat	Cena napake	Točke
Priprava ponudb	8	30	3	720
Odgovor na povpraševanja	15	10	3	450
Vnos podatkov v CRM	20	4	2	160
Follow-up po poslani ponudbi	8	5	3	120
Opomniki za termine	20	3	2	120
Dokumenti za nove stranke	2	30	2	120
Opomini za neplačane račune	5	10	2	100
Tedensko poročilo	1	60	1	60
Usmerjanje povpraševanj k pravi osebi	15	2	2	60
Prošnje za Googlove ocene	10	3	1	30

Skupaj je to približno 13 ur na teden. Koliko vas te ure stanejo v evrih, hitro izračunate s kalkulatorjem na naši strani.

Dve opombi k tabeli. Follow-up ima malo točk, ker ga marsikdo sploh ne pošilja. Zapišite čas, ki bi ga porabili, če bi ga pošiljali vsakič, sicer opravilo podcenite. Pri opomnikih za termine pa je cena napake odvisna od panoge. V ordinaciji ali salonu, kjer neprihod pomeni prazen termin, je to 3, ne 2.

Drugi filter: ali lahko pravilo zapišete na en list

Točke povedo, kje je največ dela. Ne povedo pa, ali je opravilo pripravljeno za avtomatizacijo. Preden se odločite, odgovorite še na tri vprašanja:

• Ali poteka vsakič enako ali skoraj enako? Če vsak primer zahteva drugačno presojo, sistem ne bo vedel, kaj narediti.
• Ali so podatki na enem mestu? Cenik, koledar, seznam strank. Če so v treh glavah in petih datotekah, jih najprej uredite.
• Ali veste, kdo prevzame, ko sistem ne ve odgovora? Brez tega dogovora se nenavadni primeri izgubijo.

Opravilo z veliko točkami, ki ne prestane tega filtra, ni slab kandidat. Je kandidat za kasneje, ko boste pravila zapisali.

Katera opravila so dobri prvi kandidati

Odgovor na povpraševanja. Veliko ponovitev, visoka cena napake, vprašanja se ponavljajo. Prvi odgovor s ceno, prostimi termini in naslednjim korakom je lahko poslan v minuti. Tako deluje naš hitri odziv na povpraševanja.

Follow-up po poslani ponudbi. Pravilo je preprosto: če ni odgovora do dneva X, pošlji sporočilo Y. Malo tveganja, ker sporočilo samo vljudno preveri, ali ima stranka vprašanja.

Opomniki za termine. Enako sporočilo, vezano na koledar. Če koledar že vodite v enem orodju, je to eno najhitrejših opravil za postavitev.

Vnos podatkov v CRM. Ločeno ga redko avtomatiziramo. Najbolje deluje kot del odgovora na povpraševanja: ko sistem odgovori, hkrati zapiše stranko in vsebino povpraševanja.

Dobri kandidati, a s pogojem

Priprava ponudb. V našem primeru ima največ točk. A samo če imate cenik in jasna pravila za popuste. Če je vsaka ponudba unikaten projekt, najprej naredite dobro predlogo, avtomatizacijo pa dodajte potem.

Usmerjanje povpraševanj. Koristno je, ko na povpraševanja odgovarja več ljudi ali več oddelkov. Če vsa povpraševanja bere ena oseba, ga ne potrebujete.

Česa ne avtomatizirati kot prvo

Prošnje za ocene. Malo točk, napaka skoraj nič ne stane. Postavitev je enostavna, zato jih dodajte, ko prvi sistem že teče.

Opomini za neplačane račune. Pogosti so in zamudni, a gre za denar in odnos s stranko. Ton šteje. Če jih avtomatizirate, naj prvih nekaj tednov vsak opomin pred pošiljanjem pregleda človek.

Dokumenti za nove stranke. Pri malem podjetju se zgodijo nekajkrat na mesec, vsakič malo drugače. Najprej pripravite seznam in predloge, avtomatizacija pride kasneje.

Tedensko poročilo. Enkrat na teden, cena napake je nizka, podatki pa prihajajo iz več virov. Ko imate urejen CRM, se poročilo skoraj sestavi samo.

Kako začeti v petih korakih

1. Zapišite opravila iz zadnjih dveh tednov. Pomagajte si s koledarjem in poslano pošto. Spomin podceni majhna opravila.
2. Točkujte jih po formuli pogostost × čas × cena napake.
3. Izberite eno opravilo z največ točkami, ki prestane drugi filter.
4. Izmerite stanje prej: koliko časa vzame, koliko povpraševanj ostane brez odgovora, koliko ponudb brez follow-upa.
5. Avtomatizirajte samo to opravilo in ga štiri tedne merite. Šele nato izberite naslednje.

Ko so prva opravila urejena in so podatki o strankah na enem mestu, je pogost naslednji korak ponovna aktivacija starih strank, ki so dale soglasje za sporočila. Baza, ki jo že imate, je takrat dovolj urejena, da jo lahko uporabite.

Ko opravilo avtomatizirate, izmerite, ali se je splačalo. Kako uvajanje novih strank zapišete kot seznam korakov, je opisano v zapisu Onboarding strank, kako vsak teden brez prepisovanja dobiti pregled odzivnosti, pa v zapisu Avtomatska poročila.

Če ne veste, katero opravilo pri vas prinese največ, nam pošljite svoj seznam. Skupaj ga točkujemo in vam povemo, kje bi začeli mi.