Priprava ponudbe je čas od trenutka, ko stranka vpraša za ceno, do trenutka, ko ima ponudbo v nabiralniku. Pogosto to traja več dni, čeprav samo delo vzame uro ali manj. Z generatorjem ponudb osnutek nastane v nekaj minutah, iz vaše predloge in vašega cenika, vi pa ga samo preverite.
Večina podjetij ponudb ne piše počasi zato, ker bi bilo delo težko. Piše jih počasi, ker se nihče ne more usesti in jih narediti. Nekdo odpre lansko ponudbo v Excelu, prepiše postavke, poišče nove cene, popravi datum in pozabi spremeniti ime stranke. Potem čaka, da jo šef pogleda. Medtem stranka čaka.
Zakaj je hitrost ponudbe pomembna
Raziskava Harvard Business Review (2011) je pri 2.241 podjetjih izmerila, da so tista, ki so na spletno povpraševanje odgovorila v prvi uri, lead kvalificirala skoraj 7-krat pogosteje kot tista, ki so odgovorila uro pozneje. Povprečen čas do prvega odgovora je bil 42 ur.
Raziskava je merila prvi odgovor, ne ponudbe. A logika je ista. Stranka, ki vpraša za ceno, isto vprašanje pošlje še dvema ali trem ponudnikom. Kdor prvi pošlje jasno številko, postavi okvir, s katerim se primerjajo vsi drugi. Več o tem piše v zapisu Hitrost odziva na povpraševanja: kaj pravijo raziskave.
Kako deluje generator ponudb
Generator ponudb ne izumlja cen. Vzame tisto, kar že imate, in to sestavi hitreje:
- Prebere povpraševanje. E-pošto, obrazec ali sporočilo, tudi če je napisano po domače: »rabil bi 200 kosov A-114 in 50 kosov B-220, dostava v Celje«.
- Poišče postavke v vašem ceniku in jih postavi v vašo predlogo, z vašim logotipom, pogoji in podpisom.
- Uporabi vaša pravila. Količinski popusti, dodatek za dostavo, minimalni znesek naročila.
- Pripravi osnutek, ki ga vi preverite. Vsaka postavka ostane popravljiva. Nič ne gre ven brez vašega klika.
Rezultat je ponudba, ki je videti točno tako kot tiste, ki jih pošiljate danes. Samo da je pripravljena v nekaj minutah namesto v nekaj dneh.
Ročno, predloga ali generator: primerjava
| Ročno (stara ponudba v Excelu) | Predloga v Wordu ali Excelu | Generator ponudb | |
|---|---|---|---|
| Kdo sestavi postavke | Človek, vsakič na novo | Človek, v pripravljenem obrazcu | Sistem, iz cenika |
| Tipične napake | Stare cene, napačno ime stranke | Ročno prepisane cene | Napake v ceniku se ponovijo povsod, zato cenik vzdržujete na enem mestu |
| Kdaj gre ponudba ven | Ko ima nekdo čas | Ko ima nekdo čas, malo hitreje | Osnutek takoj, pošljete, ko ga pogledate |
| Kaj potrebujete | Nič novega | Eno dobro predlogo | Predlogo, cenik in pravila popustov |
Predloga je že velik korak naprej. Če danes vsako ponudbo sestavljate iz stare, začnite s predlogo. Generator ima smisel, ko pošiljate veliko podobnih ponudb in je ozko grlo čas, ne znanje.
Kaj mora imeti dobra predloga ponudbe
Ne glede na to, ali ponudbo pripravi človek ali sistem, dobra predloga vsebuje:
- Ime stranke in povzetek njenega vprašanja v prvi vrstici, da takoj vidi, da ste prebrali, kaj je napisala.
- Postavke s količino, ceno na enoto in skupnim zneskom, brez skritih dodatkov.
- Rok veljavnosti ponudbe in rok dobave ali izvedbe.
- En jasen naslednji korak: »Potrdite z odgovorom na to sporočilo« je boljše kot tri različne možnosti.
- Ime človeka, ki odgovarja na vprašanja. »Ekipa podjetja« ni človek.
Kako izmeriti, koliko časa vam vzame ena ponudba
Preden karkoli spreminjate, izmerite izhodišče. Vzemite zadnjih deset ponudb in za vsako zapišite dve številki:
- Čas od povpraševanja do poslane ponudbe (v urah ali dneh). Datum prvega sporočila in datum poslane ponudbe najdete v e-pošti.
- Čas, ki ste ga dejansko porabili za pripravo (v minutah). Tu bodite iskreni.
Razlika med prvo in drugo številko je čakanje. Pogosto je čakanje precej daljše od dela. To je tisto, kar generator skrajša, ker osnutek čaka na vas, ne vi na prost trenutek.
Če želite oceniti, koliko vas stanejo povpraševanja, ki odidejo h konkurenci, preden pošljete ponudbo, uporabite kalkulator na naši strani.
Kje se uvajanje najpogosteje zatakne
Tehnika je redko problem. Zatakne se drugje:
- Cenik živi v treh različicah. Ena v Excelu, ena v glavi prodajalca, ena v lanski ponudbi. Preden karkoli avtomatizirate, se dogovorite, katera je prava.
- Pravila popustov niso zapisana. »Stalnim strankam damo malo več« ni pravilo. »Nad 1.000 € naročila 5 % popusta« je. Generator lahko uporablja samo pravila, ki obstajajo na papirju.
- Predloga je predolga. Tri strani splošnih pogojev pred prvo številko pomenijo, da stranka išče ceno. Skupni znesek naj bo na prvi strani.
Če te tri stvari uredite, ste polovico dela opravili, še preden kdo napiše vrstico kode. In tudi brez generatorja boste ponudbe pošiljali hitreje.
Za koga se generator ponudb splača
Najbolj se splača podjetjem, ki pošiljajo veliko podobnih ponudb: veleprodaja z velikim cenikom, obrtniki s standardnimi storitvami, servisi z jasnimi postavkami. Primer, kako to deluje v veleprodaji, je na strani Generator ponudb za veleprodajo.
Manj se splača, če je vsaka ponudba projekt zase, s tednom ogledov in usklajevanja. Tam je ozko grlo drugje.
Kako ponudbo za obrtniška dela sestaviti, da jo stranka sprejme, je opisano v zapisu Ponudba za obrtniška dela, ki jo stranka sprejme.
Če vas zanima, kje ponudba v B2B običajno čaka, preberite Čas priprave ponudbe v B2B: kako ga skrajšati.
Pogosta vprašanja
Koliko časa naj traja priprava ponudbe?
Za standardno ponudbo iz cenika je realen cilj nekaj minut. Če vam vzame več kot uro, ponudbo verjetno sestavljate na novo vsakič, namesto da bi izhajali iz predloge in cenika.
Ali generator ponudb pošlje ponudbo sam?
Ne. Generator pripravi osnutek v vaši predlogi, s postavkami iz cenika in vašimi pravili popustov. Vi ga preverite, popravite, kar želite, in ga pošljete. Odločitev ostane pri vas.
Kaj potrebujem, da začnem z generatorjem ponudb?
Tri stvari: vašo trenutno predlogo ponudbe, cenik v obliki, ki jo lahko beremo (Excel je v redu), in pravila za popuste ali dodatke. Iz tega se sestavi prvi osnutek.
Viri
Luka Tomič · Ustanovitelj Alre
Luka gradi AI sisteme za slovenska podjetja, ki želijo z isto ekipo narediti več. Piše o tem, kar vidi pri strankah: kje se izgublja čas in kako ga dobiti nazaj.