Čas priprave ponudbe skrajšate tako, da najprej izmerite, kje ponudba čaka, in šele nato poskušate delati hitreje. V B2B prodaji gre veliko časa za čakanje: na odobritev popusta, na preverjanje zaloge ali na šefa, ki je na terenu. Predloga, zapisana pravila popustov in en lastnik ponudbe lahko prihranijo več dni.
Ponudba, ki jo en človek sestavi v pol ure, lahko stranki prispe šele čez štiri dni. Tistih pol ure je delo. Preostalo je čakanje.
Koliko časa je predolgo?
Za ponudbe ne poznamo preverjene meje in si je ne bomo izmišljali. Poznamo pa raziskavo za prvi odgovor. Raziskava v Harvard Business Review (2011) je pri 2.241 ameriških podjetjih pokazala, da so tista, ki so na spletno povpraševanje poskušala odgovoriti v prvi uri, lead kvalificirala skoraj 7-krat pogosteje kot tista, ki so to poskušala uro pozneje. Povprečen čas do prvega odgovora je bil 42 ur.
To ni raziskava o ponudbah. Je pa dober razlog, da svojo številko izmerite. Stranka, ki vpraša za ceno, isto vprašanje pogosto pošlje še komu. Več o tem v zapisu Hitrost odziva na povpraševanja: kaj pravijo raziskave.
Kako izmerim čas priprave ponudbe?
Za to ne potrebujete orodja. Potrebujete e-pošto in pol ure.
- Vzemite zadnjih deset poslanih ponudb.
- Za vsako zapišite datum in uro povpraševanja ter datum in uro poslane ponudbe.
- Izračunajte razliko. To je vaš čas priprave.
- Ob vsaki ponudbi ocenite, koliko minut je nekdo dejansko delal nanjo.
- Pri najdaljših treh ponudbah poiščite, kje je ležala. V čigavem nabiralniku, na katerem čakanju.
Mediana in najdaljša vrednost sta dovolj. Če je mediana dva dni, najdaljša pa dvanajst, imate dva različna problema: običajno upočasnitev in izjeme.
Kje se ponudba v B2B najpogosteje zatakne?
Ozka grla se med podjetji ponavljajo. Spodnja tabela je pregled mehanizmov, ne statistika.
| Ozko grlo | Kako ga prepoznate | Kaj lahko storite |
|---|---|---|
| Čakanje na odobritev popusta | Prodajalec napiše šefu in čaka | Zapišite pravila: do koliko popusta odloči prodajalec sam, nad tem šef |
| Preverjanje zaloge ali roka dobave | Nekdo mora poklicati skladišče | Zaloga in rok v skupni preglednici, ki jo vidi prodaja |
| Cena dobavitelja ni znana | Ponudba čaka na njegov odgovor | Dogovorjen cenik z roki veljavnosti, za izjeme kratka predloga povpraševanja |
| Nejasno povpraševanje | Ponudba gre naprej in nazaj z vprašanji | Eno sporočilo z vsemi manjkajočimi podatki naenkrat |
| Sestavljanje dokumenta iz stare ponudbe | Prepisovanje postavk, popravljanje datumov | Ena predloga in en cenik na enem mestu |
| Ni lastnika | Vsak misli, da jo dela drug | Ena oseba je odgovorna za vsako ponudbo do poslanega |
Pri veleprodaji je na vrhu pogosto prvo ali drugo. Več o tej panogi je na strani Generator ponudb za veleprodajo.
Kaj lahko skrajšate že ta teden?
Brez novega orodja:
- Določite lastnika. Vsaka ponudba ima ime človeka, ki jo je dolžan poslati.
- Zapišite pravila popustov. »Do 5 % odloči prodajalec, nad tem šef.« Če pravila ne obstaja na papirju, bo ponudba čakala na šefa.
- Pošljite en sklop vprašanj. Če povpraševanju manjka podatek, stranko vprašajte po vseh manjkajočih podatkih v enem sporočilu, ne po enem naenkrat.
- Takoj potrdite prejem. Stranki napišite, kdaj bo dobila ponudbo. Dvoumno čakanje je slabše od jasnega roka.
- Skrajšajte predlogo. Skupni znesek naj bo na prvi strani, pogoji na zadnji.
Kdaj ima smisel avtomatizacija?
Šele ko so zgornje stvari urejene. Avtomatizacija ne odloči namesto vas, kdo odobri popust. Naredi pa tri stvari, ki jih ljudje počnejo počasi: prebere povpraševanje, izlušči postavke in pripravi osnutek v vaši predlogi. Vi ga preverite in pošljete. Kako to deluje, je opisano v zapisu Priprava ponudb v 10 minutah namesto v treh dneh.
Če želite videti, kaj bi to pomenilo za vaše povpraševanja, preizkusite demo ali pošljite sporočilo prek kontaktnega obrazca.
Katere številke spremljati po spremembi?
Dve zadostujeta: mediana časa od povpraševanja do poslane ponudbe in število ponudb, ki so čakale dlje kot dva delovna dneva. Izmerite ju pred spremembo in po štirih tednih. Brez izhodišča ne boste vedeli, ali je bila sprememba smiselna.
Pogosta vprašanja
Kaj je čas priprave ponudbe?
To je čas od trenutka, ko stranka pošlje povpraševanje, do trenutka, ko ima v nabiralniku poslano ponudbo. Vključuje tako delo kot čakanje na cene, odobritve in zaloge, zato je skoraj vedno daljši od časa, ki ga porabite za sestavo dokumenta.
Kako izmerim, koliko časa traja priprava ponudbe?
Vzemite zadnjih deset ponudb in v e-pošti poiščite datum povpraševanja in datum poslane ponudbe. Razliko zapišite v urah ali dneh. Za vsako ponudbo ocenite še minute dejanskega dela. Razlika med obema številkama je čakanje.
Kaj najbolj zavleče pripravo ponudbe v veleprodaji?
Najpogosteje čakanje na človeka: na odobritev popusta, na preverjanje zaloge ali na ceno dobavitelja. Samo sestavljanje dokumenta zavzame najmanj časa. Zato najprej zapišite pravila, ki jih danes vsakič znova odloča šef.
Viri
Luka Tomič · Ustanovitelj Alre
Luka gradi AI sisteme za slovenska podjetja, ki želijo z isto ekipo narediti več. Piše o tem, kar vidi pri strankah: kje se izgublja čas in kako ga dobiti nazaj.